Co zrobić, jeśli dostawy odbywają się w ustalonych godzinach bez możliwości ich przesunięcia,
a każde opóźnienie skutkuje karami finansowymi i reklamacjami zleceniodawców?
W jaki sposób usprawnić przeładunki na trasie, szczególnie w dobie koronawirusa? Odpowiedź to , skrót od angielskiego wyrażenia „Estimated Time of Arrival”. Planowanie przejazdów w międzynarodowym transporcie drogowym, z uwzględnieniem danych w czasie rzeczywistym, podnosi efektywność przewoźnika, optymalizuje czas i koszty. Jak wygląda codzienna praca przedsiębiorcy, spedytora i logistyka z wykorzystaniem mechanizmów ? Ekspert podpowiada, na co warto zwrócić szczególną uwagę podczas planowania tras i realizowania operacji transportowych.

Co to jest ETA?

To symulacja czasu przybycia do miejsca docelowego. Dzięki narzędziu, które zbiera i analizuje dane
w czasie rzeczywistym, możemy określić dość precyzyjnie czas dotarcia pojazdu do celu. Takie mechanizmy miały swój początek w transporcie morskim. Obecnie wykorzystywane są także w przewozach drogowych czy w transporcie lotniczym i kolejowym. Skrót ETA towarzyszy nam również podczas korzystania z nowych technologii, np. nawigacji, gdyż otrzymujemy informacje o tym, kiedy dotrzemy na wyznaczone miejsce. Jeśli aplikacja dostanie informacje o utrudnieniach na drodze, proponuje trasy alternatywne, by zminimalizować opóźnienie.

Mechanizm ETA to nie są skomplikowane i rozbudowane dane. Prezentowane są one w prostej formie na przykład paska, który przesuwa się wraz z postępem realizacji zadania, co pozwala na szybką identyfikację zadań, które wymagają interakcji przewoźnika czy spedytora. Dodatkowo, możemy sprawdzić dokładny dystans do miejsca docelowego oraz ETA, czyli aktualny czas dojazdu – mówi Tomasz Czyż, Grupa INELO, dostawcy systemów telematycznych G-Box dla polskiego transportu drogowego.

Co wpływa na symulację czasu dojazdu?

  • profil pojazdu (ciągnik siodłowy z naczepą osiąga inne prędkości niż auto osobowe);
  • atrybuty ciężarowe na mapach (nie każdy objazd dla samochodów osobowych jest możliwy większym pojazdem);
  • aktualna sytuacja na drodze (zatory, kolizje drogowe, większe natężenie ruchu na przykład spowodowane warunkami atmosferycznymi);
  • uwzględnienie zasięgu danego pojazdu przy aktualnej ilości paliwa, wyznaczenie miejsca, w którym należy zatankować i doliczenie tego czasu do ETA;
  • uwzględnienie zakazów ruchu na przykład godzinowych lub w dni świąteczne (w zależności od kraju czy landu jak w Niemczech);
  • uwzględnienie dostępnego czasu pracy i przerw zawodowego.

Ponadto pomocne są mechanizmy, które na podstawie danych przetwarzanych przez system telematyczny oraz godzin wyznaczonych jako docelowe, alarmują, czy dostawa odbędzie się o czasie, wcześniej czy z opóźnieniem. Warto też pamiętać, że symulacja czasu dojazdu, ETA, może dotyczyć nie tylko zadań związanych z ładunkami. Sytuacje, takie jak monitorowanie pojazdów w trakcie dojazdu do serwisu lub podjazd na pusto na dodatkowy załadunek, również mogą podlegać precyzyjnemu szacowaniu czasu dotarcia na miejsce, a w rezultacie bardziej efektywnego wykorzystania pojazdów i czasu pracy kierowców – dodaje Tomasz Czyż.

Przykład 1 – opóźnienie dostawy

Producent napojów jest stałym dostawcą towaru do jednej z największych polskich sieci marketów spożywczych. W ramach kontraktu do każdego z centrów dystrybucji musi przewieźć codziennie po 5 dostaw towaru. Godziny dostaw odbywają się w konkretnych okienkach czasowych, tak zwany „FIX”. Towar po dostawie trafia do magazynu, a następnie do działu kompletacji, który łączy palety z napojami danego producenta wraz z innym towarem. Kompletacja przygotowuje i ładuje mieszany towar na ciężarówki, które własną flotą są rozwożone do marketów.

Bez funkcjonalności ETA cała operacja odbywa się następująco. Dyżurny dyspozytor stara się kontrolować bieżącą lokalizację pojazdów, kierowcy teoretycznie wiedzą, że muszą zgłosić telefonicznie ewentualne utrudnienia na drodze i potencjalne spóźnienia. Jednak z powodu wypadku na drodze dwie dostawy przyjeżdżają opóźnione o 30 min. Pojazd z ładunkiem jest spóźniony, a czas dojazdu, ustalony po rozmowie z kierowcą, to 3 godziny po wymaganym terminie FIX. Efekt? Opóźnienia, chaos organizacyjny, kary finansowe wynikające z warunków umowy, niedostarczenie części towaru do sklepów.

Jak może to wyglądać, jeśli korzystamy z mechanizmu ETA? Eliminujemy czynności manualne, np. monitorowanie pojazdu na mapie, kontakt telefoniczny z kierowcami, wyznaczanie tras w celu sprawdzenia czasu dojazdu. Dyspozytor, korzystający z profesjonalnego narzędzia do wyliczania czasu przejazdu, widzi listę pojazdów wraz z aktualnym statusem realizacji zadania oraz przewidywanym czasem dostaw, a także predykacjach dotyczących potencjalnych opóźnień. Na podstawie tych danych jest w stanie precyzyjnie określić godzinę dostawy. Taki nadzór nad flotą i ładunkami wyklucza sytuację opisaną w przykładowym scenariuszu wydarzeń, a tym samym podnosi jakość operacji transportowo-spedycyjnych – mówi ekspert Grupy INELO.

Przykład 2 – ustalenie okna serwisowego dla pojazdu

ETA to asystent nie tylko w temacie ładunków. Jednym z zadań, które może otrzymać kierowca jest wykonanie serwisu pojazdu ciężarowego. Aby nie tracić czasu w oczekiwaniu na swoją kolej, mechanizm może wyliczyć godzinę przyjazdu. Dzięki temu kierowca przyjedzie w planowanym przedziale czasowym. Zakładając, że obsługa pojazdu według opiekuna serwisowego ma trwać 3 godziny, jesteśmy w stanie wykorzystać pozostały czas pracy i na przykład zaplanować załadunek w miejscu, do jakiego kierujący pojazdem może dojechać jeszcze w tym samym dniu.

Przykład 3 – spóźnienie auta i potrzeba szukania auta zastępczego

Klienci, od których firma dostaje zlecenia są coraz bardziej wymagający. Jednymi z najczęstszych kłopotliwych sytuacji dla firm przewozowych są opóźnienia w odbiorze lub dostawie towaru. Niepodstawienie samochodu ciężarowego w umówionym czasie lub w danym dniu, może spowodować olbrzymie komplikacje po stronie partnera biznesowego, jak choćby kary umowne.

W takiej sytuacji automatyzacja w postaci mechanizmu ETA pozwala na prewencję. Szybki podgląd na aktualny stan realizacji zadań daje możliwość reagowania w czasie rzeczywistym, bez potrzeby konsultacji z kierowcą czy manualnych przeliczeń dystansu i zestawienia tego z dostępnym czasem pracy. Gdy pasek postępu w ETA informuje nas o dużym opóźnieniu, mamy czas na znalezienie pojazdu zastępczego. lub spedytorzy zazwyczaj szukają w pierwszej kolejności zastępstwa wśród własnej floty, a w ostateczności angażują podwykonawców. Dzięki ETA ogranicza się błędy ludzkie i zatory w komunikacji, co jednocześnie podnosi jakość świadczonych usługprzekonuje Tomasz Czyż, GBOX.

Automatyczne planowanie trasy kontra liczenie manualne

ETA

MANUALNIE

Jak wyliczamy dystans?

System w czasie rzeczywistym aktualizuje pozostały dystans.

Korzystając z mapy, wpisujemy lokalizację pojazdu, następnie adres miejsca docelowego. Otrzymujemy informacje wyłącznie w danym momencie, bez śledzenia postępów w czasie rzeczywistym.

Jak sprawdzamy czas dojazdu?

System analizuje dane
i automatycznie, w czasie rzeczywistym, aktualizuje czas dojazdu ETA.

1. Kontakt z kierowcą w celu ustalenia pozostałego czasu jazdy i godziny dotarcia do celu.

2. Wyznaczenie trasy na mapie – widoczny jest wyłącznie czas dojazdu w momencie kalkulacji. Sprawdzamy w systemie dostępny czas pracy kierowcy i doliczamy ewentualne wymagane odpoczynki (gdy posiadamy system z podglądem
na czas pracy).

3. Aktualizacje danych nie są prowadzone na bieżąco.

Przepływ informacji
o problemach na drodze?

System zmienia automatycznie ETA, alarmuje na temat opóźnień, informuje zmianą koloru paska na żółty lub czerwony. Nie ma potrzeby wykonywania telefonów do kierowcy i prowadzenia wyliczeń manualnych.

Obserwujemy pojazdy na mapie i co jakiś czas wykonujemy kroki sprawdzające czas i odległość (może być nawet kilka razy dla danego zadania).

2. Kierowcy znają procedurę i w przypadku spóźnienia kontaktują się z pracodawcą lub spedytorem, który weryfikuje te informacje, sprawdzając położenie pojazdu na mapie oraz dostępny czas pracy (jeżeli ma taki system).

Jak informujemy zleceniodawcę
o stopniu realizacji zadania?

Wysyłamy klientowi informację
z mechanizmu ETA, gdzie zaznaczony jest prognozowany czas dojazdu i dystans do celu.

Klient dzwoni/pisze z prośbą o podanie statusu auta. Następuje kontakt z kierowcą lub na podstawie informacji w systemie można przeliczyć wszystkie dane manualnie i przekazać je klientowi.

Jak kontrolujemy auta w ciągu dnia i po wyjściu
z biura?

Obserwujemy stopień realizacji zadania w narzędziu ETA. System automatycznie zgłasza nam opóźnienia. Nie wymaga on manualnych przeliczeń
i telefonów. W ciągu kilku sekund z listy nawet 100 pojazdów typowane są te z zagrożoną dostawą.

Monitorowanie mapy w systemie, sprawdzamy stopień realizacji zlecenia, będąc w stałym kontakcie z kierowcami. W efekcie przedsiębiorca zmuszony jest wykonywać te same czynności regularnie, co utrudnia pracę i niepotrzebnie zabiera czas, generując dodatkowe koszty dla firmy.

Opracowanie: Inelo