Firmy transportowe szukają oszczędności – co powinieneś wiedzieć?

Firmy transportowe starają się ograniczyć koszty w obliczu wyzwań finansowych. Według najnowszego raportu TLP i SpotData[1], właściciele firm transportowych w Polsce wymieniają wysokie płace, inflację, rosnące ceny energii i stopy procentowe jako główne przeszkody. Problemy finansowe wyprzedzają inne zagadnienia, co sugeruje, że wyzwania te pozostają aktualne, być może nawet nasilają się w związku z dalszym wzrostem cen. Jak zatem poradzić sobie z rosnącymi wydatkami? Przewoźnicy mają kilka możliwości, aby rzeczywiście zredukować koszty. Oprócz inwestycji w nowoczesne technologie, mogą szukać oszczędności w zakresie paliwa, a nawet korzystać z ulg podatkowych, które często są mało znane. Jakie są kluczowe sposoby na oszczędności w branży TSL w obecnym roku?

Pułapka oszczędnościowa

W obliczu wzrastających kosztów, wiele firm transportowych intensywnie poszukuje sposobów na oszczędności. Często podejmują próby zmian w sposobie księgowania przychodów lub wypłaty wynagrodzeń. Niestety, nie zawsze są to działania zgodne z prawem, co niesie ze sobą duże ryzyko.

– Zdecydowanie nie warto “kombinować” z wynagrodzeniami ani z rozliczaniem czasu pracy kierowców, ponieważ może się to odbić w postaci późniejszych kontroli urzędowych i wysokich kar pieniężnych. Żeby spać spokojnie, lepiej trzymać się przepisów. Oprócz tego “cięcie kosztów” niejednokrotnie może przełożyć się negatywnie na motywację załogi, w efekcie czego dochodzi do dużej rotacji pracowników, a procesy rekrutacyjne i przyuczanie nowych osób też generuje koszty. Zdecydowanie bardziej polecam klientom orientować się w przysługujących ulgach i je stosować. Mam tutaj na myśli np. wirtualne diety czy zwrot kosztów sanitariatów. Wiele firm nadal nie ma do końca świadomości wszystkich obowiązujących przepisów przez co mogą na tym finansowo tracić. Żeby tego uniknąć, w ramach OCRK proponujemy nowym klientom pełne wsparcie ekspertów w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców, a jeśli skorzystają z niego w pakiecie z GBox i FireTMS to przy flocie 10 pojazdów mogą zaoszczędzić nawet 9 500 zł rocznie – radzi Jakub Ordon, regionalny ekspert, Inelo z Grupy Eurowag.

Niezwłocznie wymień tachograf, aby uniknąć nadmiernych kosztów

Nowe przepisy nałożyły na przedsiębiorców prowadzących usługi transportowe obowiązek wymiany starych tachografów. Choć jest to kolejne obciążenie dla budżetu takich firm, to również i na tym polu można postarać się, aby nieco go ograniczyć. – Wszystkie pojazdy wykorzystywane w transporcie międzynarodowym, zarejestrowane przed czerwcem 2019 roku i wyposażone w tachografy analogowe lub cyfrowe pierwszej generacji – do 31 grudnia 2024 roku muszą zostać wyposażone w inteligentne tachografy drugiej wersji. Lepiej nie czekać z tym na ostatnią chwilę, ponieważ jest wysoce prawdopodobne, że pod koniec roku ceny tych tachografów będą wyższe, a warsztaty mogą także chcieć więcej zarobić na „spóźnialskich” – dodaje Mateusz Włoch, ekspert ds. rozwoju i szkoleń, Inelo z Grupy Eurowag.

Paliwo tańsze nawet o kilkanaście procent

Rynek kart paliwowych na całym świecie stale rośnie [2]. Przedsiębiorcy dostrzegają korzyści z tego rozwiązania, umożliwiającego płatności za paliwo, myjnię, parking, naprawy pojazdu oraz opłaty drogowe bez konieczności noszenia gotówki i czekania w kolejce do kasy. Niektóre karty umożliwiają płatności w różnych walutach, co jest istotne dla firm realizujących przewozy międzynarodowe. Dodatkowo ułatwiają one prowadzenie dokumentacji, ponieważ wszystkie transakcje są rejestrowane na jednej fakturze. Ponadto, korzystanie z kart paliwowych przynosi również korzyści w postaci zniżek na paliwo.

– Nie ma znaczenia, czy mówimy o dużej firmie transportowej, czy jednoosobowej działalności – kartę paliwową zawsze opłaca się mieć, ponieważ jest to rozwiązanie przyjazne dla portfela przedsiębiorcy. Konkretna kwota oszczędności zależy oczywiście od wielu czynników, w tym również od dostawcy, którego wybierzemy. W przypadku kart paliwowych Eurowag jest to oszczędność na poziomie od kilku do kilkunastu procent w ciągu roku. Na naszej stronie jest dostępny kalkulator, który pozwala wyliczyć szacunkową kwotę, jaką przewoźnik może zostawić w swoim portfelu, korzystając z tego rozwiązania płatniczego. Wystarczy podać liczbę pojazdów, średnie zużycie paliwa i liczbę kilometrów, którą każdy pojazd pokonuje miesięcznie. Łatwo wyliczyć, że przy 3 pojazdach, spalających średnio 23 litry/100 km i przejeżdżających w ciągu miesiąca po 10000 km każdy, rocznie możemy zaoszczędzić ponad 53 000 złotych. Tę kwotę przedsiębiorca może przeznaczyć na inwestycje w telematykę, TMS czy na zabezpieczenie kluczowych płatności dokonywanych przez firmę – przekonuje Tomasz Góralewicz, National Sales Manager, Grupa Eurowag.

Wydatki pod kontrolą

Nowoczesne technologie, w tym systemy TMS i telematyka, stanowią ogromne wsparcie w optymalizacji kosztów transportu. Mają one wpływ na wiele aspektów, począwszy od poprawy bezpieczeństwa, poprzez ułatwienie zarządzania flotą, aż po obniżenie wydatków. Według raportu Mordor Intelligence, europejski rynek telematyczny w 2024 roku oszacowany jest na ponad 21 milionów urządzeń, a prognozy sugerują, że do 2029 roku wzrośnie do ponad 43 milionów, rosnąc średnio o około 15% rocznie [3].

– Dzisiaj korzystanie z narzędzi telematycznych i systemów do zarządzania transportem staje się standardem wśród firm transportowych. Bez tego nie ma praktycznie szans na wyrównane konkurowanie na rynku przewozowym. Systemy TMS i rozwiązania telematyczne podpowiadają, jak zaplanować trasę, aby ograniczyć koszty związane z opłatami drogowymi czy zakupem paliwa. Te rozwiązania służą zarówno małym, jak i dużym przedsiębiorstwom, a także wspierają przewoźników na wielu płaszczyznach. Systemy TMS można integrować z kartami paliwowymi, żeby wygodnie analizować wydatki, a także łączyć je z zewnętrznymi systemami zleceniodawców, aby zautomatyzować pracę i udostępniać potrzebne dane osobom trzecim czy Poczcie Polskiej. W ten sposób można przekazywać informacje o lokalizacji pojazdu czy nadawać przesyłki i monitorować terminy płatności – mówi Dawid Kochalski, koordynator ds. integracji i wdrożeń, Inelo z Grupy Eurowag.

Narzędzia do zarządzania transportem umożliwiają szybsze i łatwiejsze przygotowywanie ofert dla klientów poprzez precyzyjne obliczanie kosztów realizacji zlecenia, uwzględniając szczegółowe parametry pojazdu oraz zmienne koszty firmy. Analiza tych danych pozwala przedsiębiorstwu kierować swoje działania na maksymalizację zysków i minimalizację wydatków, a także podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe oparte na rzetelnych danych.

– Warto zauważyć, że w dzisiejszej rzeczywistości transportowej poleganie na intuicji czy obserwacjach innych firm transportowych może okazać się dla nas nie najlepszą drogą do sukcesu i może narazić na trudne do zniwelowania konsekwencje. Każdy biznes transportowy jest unikatowy, a więc podstawą jest wyciąganie prawidłowych wniosków na podstawie zgromadzonych informacji. Na danych nie możemy oszczędzać, prawidłowo zgromadzone i przeanalizowane pomogą nam w podjęciu dobrych decyzji, bądź wskażą obszary, którym należy się przyjrzeć – podsumowuje Dawid Kochalski.

[1] TLP, SpotData, Transport drogowy w Polsce 2023, str. 55

[2] Grand View Research, Fuel card market Size & Trends Report,

[3] Mordor Intelligence, Europe Telematics Market Size