Prowadzenie firmy przewozowej wymaga nieustannego dążenia do maksymalizacji zysków i równoczesnej optymalizacji kosztów operacyjnych. Jednym z kluczowych elementów wpływających na bilans zysków i strat jest zużycie paliwa. Dlatego właśnie przewoźnicy inwestują w technologie i rozwiązania, które pomagają kontrolować to zużycie i obniżać koszty. Jednym z takich rozwiązań są karty paliwowe. Jakie korzyści niosą ze sobą te karty i w jaki sposób pozwalają zaoszczędzić na kosztownym paliwie? Odpowiedzi na te pytania jest kilka.

1. Redukcja Kosztów

Karta paliwowa to nieocenione narzędzie pozwalające na znaczne ograniczenie kosztów dla przedsiębiorstwa, poprzez oferowanie atrakcyjnych zniżek na zakup paliwa. Wysokość dostępnych zniżek może być zróżnicowana, zależna między innymi od kraju, wybranej stacji paliwowej, rozmiaru floty i ilości zatankowanego paliwa.

– Wysokość dostępnych zniżek na paliwo jest zróżnicowana i zależna m.in. od kraju, wyboru stacji, wielkości floty czy ilości tankowanego paliwa, ale zazwyczaj waha się w granicach 20-30 gr. na litr paliwa. Jeżeli posiadamy flotę kilkunastu pojazdów, wówczas skala oszczędności może wynieść od kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych. Warto również dodać, że tańsze paliwo to nie jedyna korzyść, wynikająca ze stosowania kart paliwowych w firmie transportowej. Dostawcy oferują rabaty również na inne usługi związane z branżą TSL, takie jak naprawę i mycie pojazdów ciężarowych, czyszczenie zbiorników czy parkowanie – komentuje Radosław Tatarski, VP of Sales Operations & PMI, Grupa Eurowag

2. Kontrola Wydatków na Paliwo

Karta paliwowa umożliwia zarządzającym flotą otrzymywanie zestawień wszystkich transakcji za określony okres rozliczeniowy na jednym dokumencie. Dzięki temu można efektywniej kontrolować wydatki na paliwo dla całej floty, niezależnie od rodzaju zakupionego paliwa czy miejsca tankowania.

– Decydując się na wybór dostawcy kart paliwowych, warto zwrócić uwagę na to, czy oferuje on funkcje raportowania w czasie rzeczywistym. Takie rozwiązanie jest niezwykle przydatne w przedsiębiorstwie transportowym, ponieważ pozwala pracownikom reagować na bieżąco w sytuacji, gdy zauważą oni rozbieżności w płatnościach. Bardzo ważnym aspektem jest również możliwość nałożenia na kartę paliwową pewnych ograniczeń. Przewoźnicy czy spedytorzy mogą ustalić miesięczny limit wydatków dla danej karty, który dla każdego klienta jest sprawą indywidualną i ustalaną wedle potrzeb firmy, a takie działanie może zapobiec nieautoryzowanemu tankowaniu, a nawet kradzieży – mówi Radosław Tatarski, Grupa Eurowag.

Dodatkowo systemy klasy TMS pozwalają na zaimportowanie danych dotyczących zakupów oleju napędowego z kart paliwowych, zbiornika na bazie jak i z systemów telematycznych, co znacząco ułatwia kontrolę zużycia paliwa. Zestawienia otrzymywane z kart paliwowych pozwalają zatem z dużym prawdopodobieństwem oszacować przejechany dystans czy koszty eksploatacji pojazdu.

– Dane w transporcie są kluczowe, dlatego warto zawsze zdobywać ich jak najwięcej i wykorzystywać potencjał dostępnych narzędzi. Jeśli raporty z kart paliwowych zapisane będą w poprawnym formacie, to możemy je zaimportować do TMSa. Przy zleceniu odpowiedniej konfiguracji, narzędzie TMS automatycznie rozpozna, które dane o tankowaniu, opłatach drogowych czy innych kosztach, są przypisane do jakiego pojazdu. Dzięki temu spedytorzy czy przewoźnicy dowiedzą się, który pojazd wygenerował jaką skalę kosztów, a to pozwoli na określenie rentowności przewozów w danym miesiącu – mówi Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Inelo z Grupy Eurowag.

3. Wygoda i Oszczędność Czasu

Karty paliwowe wprowadzają wygodę w zarządzaniu dokumentacją księgową, eliminując konieczność przetwarzania wielu faktur czy paragonów za tankowanie czy opłaty drogowe. Pracownicy mogą skupić się na innych obowiązkach związanymi z realizacją zleceń transportowych. Otrzymują wszystkie transakcje na jednej, zbiorczej fakturze za cały okres rozliczeniowy, co przyspiesza i ułatwia proces rozliczeń.

– Karty paliwowe usprawniają proces rozliczenia dokumentów księgowych, ponieważ osoby zarządzające transportem otrzymują wszystkie transakcje na jednej, zbiorczej fakturze za cały okres rozliczeniowy. Oznacza, to, że nie są oni zobowiązani do przetwarzania dużej ilości faktur czy paragonów za tankowania czy opłaty drogowe, które często są dostępne w wielu, różnych językach i walutach i ich poprawne zaksięgowanie zajmowałoby dużo czasu. Dzięki kartom paliwowym zarządzanie płatnościami w firmie jest o wiele szybsze i łatwiejsze – komentuje Radosław Tatarski z Grupy Eurowag.

4. Bezpieczeństwo Kierowcy

Transakcje bezgotówkowe, które umożliwiają karty paliwowe, podnoszą bezpieczeństwo kierowców w trasie. Kierowcy nie muszą zabierać ze sobą gotówki, co eliminuje ryzyko kradzieży lub utraty pieniędzy w różnych walutach.

– Karty paliwowe dostępne na rynku zazwyczaj posiadają specjalne zabezpieczenia w celu ograniczenia dokonywania nadużyć. Jednym z rozwiązań kart paliwowych może być jej aktywacja dopiero po wysłaniu wiadomości SMS przez kierowcę lub dyspozytora. Istnieją również bardziej zaawansowane formy zabezpieczeń karty. Przykładem tego może być możliwość powiązania karty paliwowej z urządzeniem do poboru opłat, jaką udostępnia Eurowag, a to oznacza, że zostanie ona wykorzystana wyłącznie wtedy, gdy będzie się zgadzać jej położenie z fizyczną lokalizacją pojazdu. Warto zaznaczyć, że producenci stale pracują nad tym, żeby transakcje bezgotówkowe przy użyciu kart paliwowych były jak najbardziej bezpieczne – zaznacza Radosław Tatarski.

5. Dla Kogo Są Karty Paliwowe?

Karty paliwowe są korzystne zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i jednoosobowych działalności. Wprowadzają wydajność w zarządzaniu płatnościami, obniżają koszty i są wygodne w użytkowaniu. Dla dużych firm to narzędzie, które usprawnia kontrolę nad płatnościami, podczas gdy mniejsze przedsiębiorstwa mogą uniknąć konieczności ewidencjonowania wielu faktur. W obu przypadkach karty paliwowe stanowią rozsądne rozwiązanie.

Korzystanie z kart paliwowych w transporcie to skuteczny sposób na redukcję kosztów, zwiększenie kontroli nad wydatkami, poprawę wydajności pracy oraz zapewnienie bezpieczeństwa kierowcom. To narzędzie, które może znacząco przyczynić się do sukcesu firm transportowych, niezależnie od ich rozmiaru.